内閣府 公益法人メールマガジン 第 96 号 令和 2 年 5 月 13 日発行 から抜粋
＜計算書類等を承認するための理事会と定時社員総会（定時評議員会）の開催日について＞
計算書類等を承認するための理事会の開催日と、定時社員総会の開催日は、2 週間（中 14 日） 以上空ける必要があります。これは、同法第 129 条第１項において、計算書類等を定時社員総会 の日の 2 週間前の日から５年間備え置かなければならないとされているところ、当該備え置くべき計算書類等は、理事会の承認を得たものである必要があるためです。
この点、定時社員総会の承認を、いわゆる決議の省略（同法第 58 条第 1 項）により行う場合 にあっては、計算書類等を同法第 58 条第 1 項の提案があった日から 5 年間備え置くこととされています（同法第 129 条第 1 項）。
したがって、この場合は、計算書類等を承認するための理事 会の開催日と、定時社員総会の決議があったものとみなされた日との間を、必ずしも 2 週間以上 空ける必要はありません。 また、定時評議員会についても、同様の取扱いとなります。
これから定時評議員会を開催する時期となりますが、上記事項を踏まえて開催していただければと思います。